LIBRARIAN LIFE : NOVEMBER HIGHLIGTH





Melewati bulan November ini membawa kelegaan tersendiri karena ada dua agenda penting yang harus dilaksanakan. Pertama, akreditasi perpustakaan dan kedua adalah kegiatan Festival Literasi UI 2020. Alhamdulillah, semuanya sudan berjalan dengan baik. Untuk yang pernah menangani urusan per-akreditasian mungkin familiar dengan kerepotan mengisi aneka borang. Meski yang dibutuhkan cuma angka-angka, bukti fisik yang harus disertakan ini lho yang ngeri-ngeri sedap. ada yang cuma selembar dua lembar, ada yang sampai ratusan lembar. Kerepotan lain adalah ketika akreditasi ini dilakukan secara daring. Tigapuluh kru panitia harus bekerja sama tanpa tatap muka. Mengingat perpustakaan kami luasnya mencapai hektaran dengan jenis layanan sejibun dan jumlah koleksi yang nyaris mencapai angka satu jutaan, jelas persoalan akreditasi membawa tantangan tersendiri yang sebelumnya nggak pernah dibayangkan. Setiap detil pekerjaan harus dilaporkan, terdokumentasi dengan baik dan dibuktikan secara fisik maupun virtual!





Dibutuhkan hampir 10 orang untuk urusan koleksi dan jumlah yang hampir sama untuk layanan. sisanya untuk urusan pendukung yang lain. Beberapa orang juga harus stand by di belakang layar untuk mengamankan jalannya akreditasi secara daring. Dimulai dari harus membeli fasilitas Zoom (yang nota bene tidak disediakan kampus. Karena UI sudah menyediakan MsTeams, tapi demi kelancaran akreditasi diputuskan untuk menggunakan Zoom). Kursus singkat untuk para host dan co-host (karena selama ini nggak pernah pake zoom) sampai menyediakan virtual background dan green screen-nya.


Para asesor meski daring, mereka ditempat di hotel yang sudah dipilih dan dipastikan jaringan internetnya oke, plus didampingi staf perpustakaan yang bertugas di hotel tersebut. Demi kenyamanan dan kestabilan jaringan, para PIC akreditasi dan tim memilih untuk menggunakan jaringan kampus alih-alih dari rumah. Jadi semua yang bertugas di kegiatan akreditasi ini melakukan WFO dengan segenap protokol kesehatannya pada hari H. 


Hal yang sama juga berlaku saat penyelenggaraan Festival Literasi UI 2020. Kegiatan yang mengusung 3 webinar ini, dilakukan oleh semua staf yang bertugas dari kantor. Kestabilan jaringan adalah alasan yang kuat mengapa kami semua harus WFO pada hari H penyelenggaraan. Dan sama juga dengan kegiatan akreditas yang memakan waktu singkat untuk persiapannya (kurang dari 2 bulan) dan bersamaan persiapannya dengan kegiatan akreditasi, kegiatan Festival Literasi juga dipersiapkan dalam waktu yang jauh lebih singkat lagi. Jadi begitu kegiatan Akreditasi berakhir, tanpa jeda, langsung kami menjalankan kegiatan Festival Literasi. Tiga webinar direncanakan, dengan mencoba menghadirkan topik yang menarik dan para pembicara atau narasumber yang terbaik: tepat dengan tema, mudah dihubungi, jadwalnya pas, serta pastinya bisa menarik peserta. Alhamdulillah semuanya berjalan lancar dan relatif tanpa hambatan yang berarti.



Untuk Webinar 1, kami berhasil menghadirkan Pak Menteri Menristek BRIN, seorang kolega dari Perpustakaan UKM, dan dari pihak Direktorat Riset UI. Pak Menteri dengan suka cita menerima permintaan kami dan semakin dipermudah karena ketua panitia Festival Literasi UI 2020 adalah merupakan kolega sesama Pak Menteri, yaitu sama-sama anggota Majelis Wali Amanah UI (Ibu Luluk Tri Wulandari). Webinar 2 berhasil menghadirkan kolega dari perpustakaan UnDip Semarang, seorang dosen dari Prodi Ilmu Perpustakaan dan Informasi UI yang tengah tugas belajar di Jepang, seorang perwakilan dari Google Indonesia dan seorang praktisi yang pakar di bidangnya. Kerjasama dengan Google Indonesia sebagai narasumber ini merupakan yang pertama dilakukan Perpustakaan UI, dan pihak Google memberikan apresiasi yang cukup tinggi dengan menolak diberi honor sebagai narasumber. Waah.. 



Webinar ke-3 adalah webinar terakhir di acara Festival Literasi yang isinya lebih santuy..hehehe. Dari, oleh, dan untuk pustakawan. Kegiatan webinar 3 berhasil menghadirkan 4 narasumber yang merupakan para kolega di bidang perpustakaan yaitu pustakawan dari Telkom University, UK Petra dan UI. Kegiatan ini dikemas dalam bincang-bincang tentang isu kepemimpinan di perpustakaan Perguruan Tinggi. Bicang-bicang mengalir selama 2 jam dan animo peserta cukup tinggi. Ini terbukti dari banyaknya pertanyaan yang masuk melalui menu chatroom.



Ketiga webinar dapat dikatakan berhasil mencapai target, baik tema, narasumber, maupun peserta yang hadir. Evaluasi yang kami lakukan setelah acara juga tidak terlalu banyak yang perlu diperbaiki. Kegiatan bisa berjalan dengan lancar karena persiapan yang dilakukan (meski mepet) tadi efektif dan efisien. Kami melakukan persiapan menjelang hari H dengan menyelenggarakan geladi kotor dan geladi bersih. Para host dan co-host juga dipersiapkan sebaik mungkin. Seorang staf ditunjuk untuk mengatur segala sesuata yang dibutuhkan dan koordinasi di belakang layar. Komunikasi via wa group mem-back-up setiap acara berlangsung.


Meski daring, pihak perlengkapan juga tidak kalah gesit. Sejumlah green screen disiapkan dengan matang demi tampilan virtual background di layar yang sempurna. Head set dipersiapkan dengan sungguh-sungguh. Masing-masing saling mengontrol pekerjaannya dengan baik. Kami punya staf yang mobile untuk patroli kalau-kalau ada masalah teknis di tiap-tiap komputer yang dipakai. Ada juga staf ‘patroli suara’ yang langsung me-mute peserta yang tak sengaja menimbulkan noise. Betapa hiruk pikuknya koordinasi di belakang layar ketika webinar sedang berlangsung. Tak jarang komunikasi di wa group panitia jauh lebih seru dari acara yang sedan berlangsung itu sendiri...😅😅😅


Namun, kegembiraan kesuksesan acara Festival Literasi harus ditutup dengan kabar sedih, 3 staf muda kami terpaksa harus meninggalkan kebersamaan dan keseruan bekerja di Perpustakaan UI karena diterima PNS di tempat lain. Meski begitu, bukan berarti kebersamaan kami sebagai kolega berakhir. Membiarkan para staf muda terbang mencapai setiap impian dan cita-citanya adalah merupakan kebahagiaan sendiri. Karena pustakawan semakin hebat bukan karena bersatu di tempat yang sama, tetapi dengan berjejaring di berbagai tempat untuk bisa membuat bidang ini semakin eksis berkarya dan membantu memajukan negeri melalui profesi pustakawan. Semoga sukses di tempat yang baru ya!


That’s life, that’s librarian life.







Komentar